Redução de custos nas empresas: entenda a importância e como fazer

Sempre que uma crise financeira surge, os gestores decidem buscar a redução de custos nas empresas. Contudo, nem todas as soluções para cortar gastos são eficientes. 

Ainda existem companhias que acreditam na demissão de funcionários ou no corte de despesas menores — o cafézinho do escritório — como boas estratégias para economizar. 

A realidade é que a organização precisa elaborar um plano de redução de custos estruturado, contínuo e que envolve o negócio como um todo, e não somente setores isolados da empresa.

Quer aprender como fazer isso corretamente? Acompanhe o conteúdo a seguir e confira nossas dicas!

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Por que a redução de custos é importante em uma empresa?

Antes de mostrarmos as ideias para reduzir custos na empresa, é importante que você entenda a real necessidade de diminuir gastos empresariais. 

Sabemos que o crescimento de qualquer negócio depende não só de quanto ele arrecada com os produtos e serviços, mas também do quanto gasta mensalmente. 

Então, mesmo que uma organização venda bem e saiba satisfazer seus consumidores, não conseguirá crescer, caso as despesas sejam próximas ou iguais aos valores arrecadados. 

Com base nisso, parece óbvio que todos os empreendimentos desejam reduzir seus custos. Porém, é preciso mais do que apenas fazer cortes sem um bom planejamento.

Primeiramente, o gestor precisa analisar alguns pontos:

• quais são os custos reais do negócio?
• quais os impactos na redução desses gastos na operação da companhia?
• quais as possibilidades dos cortes trazerem consequências negativas? 
• quais as possibilidades dos cortes trazerem consequências positivas?
• quais departamentos serão afetados pela decisão?

Nesse aspecto, antes de colocar qualquer ação em prática, é necessário entender a fundo como a gestão de custos do negócio é realizada. 

Afinal, de nada adiantará reduzir as despesas de atividades que não geram impactos reais ou que prejudicarão a qualidade dos serviços e produtos. 

Como reduzir os custos de uma empresa?

Agora que você já conhece a importância da redução de custos nas empresas, chegou o momento de entender como fazer isso adequadamente. 

Conforme mostramos logo acima, uma redução de custos eficiente só pode ser feita a partir da análise profunda dos processos empresariais. Depois disso, siga as sugestões que reunimos a seguir. 

Use a economia colaborativa

Umas das principais maneiras de implementar uma redução de custos eficiente na empresa é com o uso da economia colaborativa. 

Do ponto de vista organizacional, consiste em utilizar ferramentas que aproximam prestadores de serviços com negócios que precisam desses serviços. 

Existem sites, por exemplo, que oferecem serviços variados para atender empresas diversas. Com eles, é possível reduzir os custos com TI, desenvolvimento ou mesmo publicidade. 

No ambiente colaborativo, a organização pode consultar a lista de fornecedores da página, anunciar o que porcura e selecionar o prestador pelo melhor preço. O leque de serviços vai desde limpeza, transporte, design até arquitetura e engenharia. 

Normalmente, as atividades são realizadas por profissionais autônomos ou pequenas empresas, especializadas em oferecer um serviço de qualidade. 

Automatize processos repetitivos

Outra forma de conseguir a redução de custos nas empresas é automatizando operações repetitivas. Com isso, é possível ganhar tempo e economizar recursos. Algumas tarefas que podem ser automatizadas são:

• preencher planilhas de cadastro de novos clientes;
• envio de lista de contatos para os e-mails;
• envio de mensagem de voz para alertar de atrasos nos pagamentos por parte dos clientes;
• mudar a classificação de um lead para cliente quando o pagamento é realizado.

Todas essas tarefinhas levam poucos minutos para serem finalizadas, e, analisando cada uma com atividades púnicas, são ações bem rápidas. 

Entretanto, se contabilizarmos todo o tempo dedicado à elas no decorrer de um mês, são 2 a 3 dias de trabalho que os colaboradores perderam com algo totalmente operacional. 

Desse modo, é interessante implementar a automação nos processos internos. Existem softwares que oferecem a integração entre aplicativos para agilizar atividades, como o envio de notas oficiais. Assim, notará uma grande economia nos custos empresariais. 

Selecione novos fornecedores

Saber como reduzir custos de produção também é fundamental para o crescimento saudável do negócio. Para isso, é necessário revisar continuamente seus fornecedores. 

Mesmo que esteja acostumado com os serviços de determinada empresa, sempre consulte novas opções. 

Se conseguir pesquisar os preços praticados pela concorrência, melhor ainda. Essa é uma excelente maneira de encontrar os materiais que precisa, por um valor mais atrativo. 

Ao ter essas informações em mãos, você pode negociar novos valores com seus fornecedores atuais, por exemplo. Assim, não precisará encerrar o contrato com ninguém, caso não queira. 

Dessa forma, entre em contato com seus fornecedores e deixe claro que encontrou melhores condições, mas deseja manter o relacionamento. O objetivo, nesse caso, é fortalecer a relação.

Veja suas contas

Mais um passo importante na redução de custos nas empresas é o estudo de contas. Toda empresa possui gastos estratégicos e não estratégicos; isto é, custos que influenciam no desenvolvimento do negócio e gastos que não geram o menor impacto nesse aspecto. 

As despesas que costumam representar alguma vantagem competitiva sempre valem a pena serem mantidas, como o investimento em novas tecnologias. São esses gastos que geram retornos diretos para a empresa. 

Por outro lado, os custos relacionados com a manutenção da instituição não afetam diretamente o crescimento da empresa, mas também precisam ser mantidos — conta de energia elétrica e tributos. 

Contudo, isso não significa que esses gastos não podem ser reduzidos. No caso das despesas estratégicas, há sempre uma forma de conseguir produtos e serviços por um preço melhor. 

Pesquise diversas opções no mercado e negocie até encontrar uma proposta atrativa. 

Quanto aos gastos não estratégicos, você pode analisar se o negócio está em um regime tributário que condiz com sua realidade, a fim de evitar pagar impostos altos demais, por exemplo. 

No caso da energia elétrica, vale solicitar a visita de um operador da companhia de luz para averiguar quais mudanças podem ser feitas para diminuir o consumo mensal.

Planeje cada passo

Para uma redução de custos operacionais eficiente, é fundamental planejar cada passo da operação. Crie metas mensais, semestrais, anuais, ou no período que melhor refletir a realidade da sua empresa. 

O intuito é evitar ações que não considerem o cerne do empreendimento ou as metas que deseja alcançar. De todo modo, nenhuma estratégia pode ser colocada em prática sem as devidas ferramentas estratégicas. 

Renegocie dívidas e tarifas

Mais um passo para a diminuição de custos é a renegociação de dívidas e tarifas bancárias. Sabemos que existem serviços que a empresa não pode se “dar ao luxo” de cancelar. 

Entretanto, é importante manter um bom relacionamento com o gerente de contas, pois isso facilita na hora de renegociar taxas antigas. 

Caso o seu negócio realize muitas vendas, por exemplo, uma pequena redução nos meios de pagamento pode render milhares de reais em economia mensal. 

O mesmo pode ser feito com o pagamento de empréstimos realizados para o desenvolvimento do negócio. É importante prestar atenção nas melhores condições para deixar o caixa no azul. 

Em vez de quitar uma dívida em 12x, por exemplo, tente negociar menores parcelas, com juros mais baixos para conseguir quitar tudo mais rapidamente.  

Terceirize atividades

Outro ponto essencial para a redução de custos nas empresas é a terceirização de atividades que não são o foco da sua empresa. Essa é uma estratégia para reduzir gastos amplamente utilizada no mercado. 

O setor de RH, por exemplo, pode se concentrar na gestão de pessoas em vez de gastar tempo com as folhas de pagamento e cálculos trabalhistas. Até mesmo o processo de seleção de novos funcionários pode ser terceirizado. 

Dessa forma, qualquer tarefa que não se encaixe nas atividades-fim da sua organização podem ser terceirizadas, como contabilidade, serviços de TI, assessoria jurídica, limpeza, segurança e outros. 

Implemente o banco de horas

Mais uma sugestão que pode contribuir para a redução de custos é a instauração do banco de horas. Em vez de arcar com horas extras, ofereça a possibilidade dos colaboradores utilizarem esse tempo excedente para aumentar as férias ou prolongar o final de semana. 

Com isso, os funcionários ganham mais qualidade de vida e você economiza nesse desembolso. Consequentemente, a produtividade da empresa aumenta, pois com profissionais descansados, a companhia mantém a alta performance. 

Adote o home office

Além de instituir o banco de horas, considere a possibilidade de adotar a contratação de colaboradores para atuar de forma remota. Com o home office, os funcionários também ganham mais qualidade de vida, pois conseguem gerir seu tempo com mais eficiência. 

Desse modo, a qualidade nas tarefas realizadas aumenta, e a empresa economiza com custos de aluguel de escritórios e outros materiais necessários para o seu funcionamento. 

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Conclusão

Neste artigo, você aprendeu como a redução de custos nas empresas deve ser feita. O primeiro passo é analisar o negócio com um todo, para identificar o que já funciona bem e o que precisa ser melhorado. 

É importante fazer um planejamento, a fim de implementar as mudanças necessárias. Assim, a empresa consegue obter vantagens reais com as alterações. Por fim, siga as dicas que te mostramos por aqui para obter sucesso na estratégia.